AI 教學

ChatGPT 對話筆記小幫手:自動分類、摘要、寫進 Google Sheet 的完整教學

這篇原文首發於我的方格子,搬到官網完整重排。想看原始版本:方格子原文 ↗

AI 迭代的速度很快,下一秒會爆紅或會推出的新功能是什麼,我們都只能持續跟進和學習,在有知與未知的領域裡,保持探索心前進。現在寫下的教學文,或許哪時就不適用了,但如果能在某個時間裡幫助到誰,也是另一種開心。

一、主題:ChatGPT 對話筆記小幫手

先說,什麼是 ChatGPT 小助手?

目前這是 Plus 版在左側會有的「探索 GPT」,就像 App Store 一樣,可以依主題或需求,搜尋並直接使用別人已做好的專屬 GPT,針對寫程式、語言、各類別都有,你可以直接使用對話。而我們自己,也可以建立這樣的小幫手,可以是自用或是上架給別人使用。

「ChatGPT 對話筆記小幫手」和別人有什麼不同?

這個自訂 GPT 助理能夠:

二、準備項目

  1. ChatGPT Plus 帳號(可建立 GPT 助手功能)
  2. 一份空白 Google Sheet
  3. 基本 Google Apps Script 操作權限(內建於 Google 帳號)

三、完整版教學

步驟一:建立 Google Sheet 表單

  1. 新建一份 Google Sheet
  2. 在第 1 列填入以下欄位名稱(從 A1 開始):分類|建議標題|重點摘要|可執行項目|寫入時間
  3. 開啟「自動換列」功能,以顯示條列清單
  4. 開啟「共用」,選擇「知道連結的所有人」→ 編輯者
  5. 複製「共用的連結」,找到連結網址上面有一串很長的亂碼,就是 SHEET_ID
關於 SHEET_ID
  • 正常的共用連結長這樣:https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Pmkf4IEIb39QUU5OXWnw3Yc8pqfuqh7DtxNaZW9LXCWk/edit?usp=sharing
  • 複製網址中 /d//edit 中間的那一串
  • SHEET_ID = 1Pmkf4IEIb39QUU5OXWnw3Yc8pqfuqh7DtxNaZW9LXCWk

步驟二:撰寫 Apps Script 並部署 Web App

點選 Google Sheet 右上方的「擴充功能」→「Apps Script」,貼上以下完整程式碼並儲存(把 SHEET_ID 換成你自己的 ID):

Apps Script(Code.gs)
// ✅ GPT 整理內容寫入 Google Sheet(含自動排序與寫入時間)
// ✅ 對應欄位:分類 / 建議標題 / 重點摘要 / 可執行項目 / 寫入時間
const SHEET_ID = '你的 Google Sheet ID';  // 請更換為你自己的 ID

function doPost(e) {
  const requestData = JSON.parse(e.postData.contents);
  const { category, title, summary, actions } = requestData;
  const sheet = SpreadsheetApp.openById(SHEET_ID).getSheets()[0];
  const time = new Date();
  sheet.appendRow([category, title, summary, actions, time]);

  // 自動排序:先分類(A欄),再寫入時間(E欄)
  const lastRow = sheet.getLastRow();
  sheet.getRange(`A2:E${lastRow}`).sort([
    { column: 1, ascending: true },   // 分類排序 A → Z
    { column: 5, ascending: false }   // 時間排序(新到舊)
  ]);

  return ContentService
    .createTextOutput(JSON.stringify({ status: 'success' }))
    .setMimeType(ContentService.MimeType.JSON);
}

儲存鍵在正中間,有一個很像磁碟的圖示。

步驟三:部署 Web App

  1. 點「部署」→「新增部署」→ 選擇「網頁應用程式」(按鍵在右上角)
  2. 執行身份選「我自己」,存取權限選「任何人」
  3. 按「部署」,授權後複製 /exec 結尾的 Web App 網址

步驟四:建立自訂 GPT 助理

  1. 開啟 ChatGPT → 探索 GPT → 右上角,建立新 GPT
  2. 命名為「對話筆記小幫手」(名稱隨你喜歡)
  3. 到「配置」裡面 →「指令(Instructions)」貼上以下文字:
你是一位筆記小幫手,負責幫我整理對話內容,請根據下列格式回答: 【分類】:xxx 【建議標題】:xxx 【重點摘要】: • ... • ... 【可執行項目】: • ... • ... 分類、摘要與項目務必明確清晰,資料齊全後再傳送。 請將這些資訊轉為 JSON,呼叫 action「appendRow」,POST 到我的 Google Sheet Webhook: { "category": "...", "title": "...", "summary": "...", "actions": "..." } - 請將【重點摘要】與【可執行項目】整理為條列式,每行前加「• 」,各行之間用換行符號 \n 分隔。 - 送出 action「appendRow」時,summary 與 actions 欄位保留這些換行字元。

步驟五:新增 Actions,串接 Google Sheet

這是大家最想知道的——如何串接 Google Sheet。在 GPT 設定的「動作 Actions」中,貼入以下 OpenAPI 3.1 格式,並把伺服器網址換成你的 Web App 網址(就是步驟三最後拿到的網址)。輸入完畢後按右上角儲存/更新。

Actions 結構描述(OpenAPI 3.1)
{
  "openapi": "3.1.0",
  "info": {
    "title": "Sheet Logger",
    "version": "1.0.0"
  },
  "servers": [
    {
      "url": "https://script.google.com/macros/s/你的 Web App 網址"
    }
  ],
  "paths": {
    "/exec": {
      "post": {
        "operationId": "appendRow",
        "summary": "Append row to Sheet",
        "requestBody": {
          "required": true,
          "content": {
            "application/json": {
              "schema": {
                "type": "object",
                "properties": {
                  "category": { "type": "string" },
                  "title": { "type": "string" },
                  "summary": { "type": "string" },
                  "actions": { "type": "string" }
                },
                "required": ["category", "title", "summary", "actions"]
              }
            }
          }
        },
        "responses": {
          "200": { "description": "OK" }
        }
      }
    }
  }
}

步驟六:測試使用

運行示範

我都放 Threads 或 IG 進行影音 demo,以下都是自動串接完成的。

進一步使用

  1. 手機版可以直接口述談話內容或任何想法,說完後直接跟小助手說「請幫我整理」,它就會整理重點並串聯到 Google Sheet。
  2. 也可以用英文對話,對話完請它幫你改寫成中文後再進行內容整理。
  3. 這個方法不用串 API,但如果你要接 Notion 就需要 API 了。

期待大家都可以做出屬於自己的小助手!分享這個給大家——其實都只是一個工作流,思考清楚,你就會知道要什麼了。

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